Introduccion:
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son
todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los
documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la
relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un
medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
* Constituyen también el
elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. * Permiten
el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o
boleto de depósito
FACTURA
Una factura es un documento que
respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se
trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a
través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada,
al contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la
boleta en las transacciones de una organización o negocio, para efectos
impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la
completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de
cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas,
las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las facturas
ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones,
existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso más
frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un
documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea
esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura
debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un
tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que
sea necesario.
Una factura rectificativa es un
documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la
devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura
original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente.
Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se
produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio,
descuentos, devoluciones, etc.
Factura recapitulativas
Una factura recapitulativa ofrece
la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario
y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario
anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo
valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos
requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe
mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve
descripción de todas las operaciones que está agrupando.
Con estas pautas, una factura
recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero siempre
respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una
solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos
los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.
Por lo general se incluyen los
siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la
compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del
proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y
de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción-
Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
Costo total de la orden- Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que
extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las
mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con
lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del
comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se
utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de
venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las
mercaderías es previa a la facturación.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la
nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y
nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías
entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en
el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General
3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identificatorios
del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO
COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro
central del borde superior
RECIBO
Un recibo o constancia de pago
es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o
producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El
original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien
lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo:
una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con
este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme
a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para
dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó
con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere
a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las
tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados.
Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
NOTA
DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un
error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
NOTA
DE CRÉDITO
Es el comprobante que una
empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser
por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva
cuenta.
Desde el punto de vista de la
empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque
o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende
a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero
de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia
del titular de la cuenta bancaria.
CHEQUE
A LA ORDEN
A la orden de una persona
determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo
tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo
debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo
efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explícitamente la capacidad
que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un
tercero.
CHEQUE
AL PORTADOR
Es aquel que no indica una
persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar
la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del
beneficiario.
Características
particulares:
El beneficiario del cheque puede
entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya
que la persona que sea “el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo.
No es necesario presentar una
identificación para realizar su cobro, ni escribir los datos del tenedor del
cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podrá ser
expedido hasta por la cantidad que cada institución determine, de acuerdo a sus
políticas internas.
Recomendaciones:
Al recibir un cheque al
portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que en caso de extravío o
robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te
haya sido robado, la institución bancaria tiene la obligación de pagarlo a
quien lo presente para su cobro, por lo que debes notificar inmediatamente el
extravío o el robo al banco, además de seguir el procedimiento que éste te
indique para llevar a cabo este tipo de cancelación.
Antes de expedir un cheque al
portador verifica con tu banco cual es la cantidad máxima por la que este puede
ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de México, estas pueden
variar.
Respecto a la cancelación de
este tipo de cheques, ésta se hará efectiva hasta que hayan transcurrido los
plazos de presentación que establece la Ley General de Títulos y Operaciones de
Crédito; misma que señala que será de 15 días naturales que sigan al de su
fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su expedición. Dentro de un mes
si fueran expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y
dentro de 3 meses si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio
nacional o viceversa. Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser
cancelado el cheque, salvo en caso de robo.
CHEQUE
CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario
de un cheque necesita estar totalmente seguro de que este documento cuenta con
los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al
librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos
fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de
la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de
garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el
beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo
de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún
cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular
de la misma no podrá disponer de ese dinero.
Características
particulares
El cuentahabiente es el único
que puede solicitar la certificación.
Debe ser nominativo, es decir
estar a nombre de una persona o una empresa determinada.
No es negociable por lo que no
pueden cederse sus derechos mediante endosos y sólo puede canjearse por el
beneficiario, quien deberá cobrarlo o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se
indique que el cheque está certificado, debe contener dos firmas de
funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisión por su certificación.
Este cheque podrá ser cancelado
por el cuentahabiente que solicitó su certificación siempre y cuando no haya
sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar la cancelación.
A diferencia del cheque de caja,
para éste tipo de cheques es necesario que quien lo emite tenga una cuenta en
el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que únicamente es
para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser
muy útil cuando se quiere asegurar de que el cheque entregado como pago tenga
fondos cuando se cobre en el banco.
Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las
comisiones que cobra por la certificación de cheques y el cargo en caso de
cancelación.
Si la cancelación se debe a robo
o extravío del documento, deberás levantar un acta ante el ministerio público y
presentarte con una copia de la misma ante el banco para que procedan a
realizar los trámites de cancelación.
NOTA
DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE DEPOSITO
La nota de crédito bancario (o boleta de depósito)
es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una
cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la
cuenta del titular.
Las clases de depósitos
bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de Ahorro.
También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses,
devolución de gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crédito bancaria es
el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
CIRCULAR:
Comunicación interna o externa
de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se
utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las
normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.
MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe
tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación
donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también
rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de
uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades
del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles
o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la
administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que
incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el
oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación
interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el
memorando, para lo segundo.
Algunas Ilustraciones
Fuentes:
Publicar un comentario